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「仕事を辞めたいけれど、できれば会社に行きたくない」
人によっては会社に行けない事情もあることでしょう。
そんな時に気になるのは、退職届を郵送してもいいのか。
今回の記事では、退職届は郵送していいのか、郵送する時にはどうすればいいのかについて解説していきます。
退職届を郵送していいのか
結論から述べると、退職届は郵送で問題ありません。
「郵送だと受理されないのでは？」という心配についても、後ほど具体的に解説します。
ただし、前提として目指すべきは円満に退職することです。
自分が置かれている状況で、一番誠意を伝えやすい受け渡し方法を選ぶことを考えましょう。
基本は手渡し
最善を考えるのなら、基本的に退職届は手渡しで提出すべきです。
対面で渡した方が間違いなく誠意が伝わり、円満に退職できる可能性が高まります。
職場との関係が良好だったり、直接手渡しできない原因がなかったりするのであれば、退職届は持参して直接渡しましょう。
どんな時に退職届を郵送するのか
それでは、どんな時に退職届を郵送するのか。
それは大きく分けて次の2つの時です。
- 会社に行けない事情がある時
- 会社から指定された時
順番に解説していきます。
会社に行けない事情がある時
まずは会社に行けない事情がある時です。
理由は人それぞれですが、次のような理由が考えられます。
- 体を壊してしまった
- リモートワークで働いていたため、本社までの距離が遠い
- 職場との関係が険悪で行きづらい
体を壊してしまった時やリモートワークで働いていた時は、会社側から見ても仕方ないと判断される可能性が高いでしょう。
問題は、職場との関係が険悪な場合です。
会社に行くのは避けたい。けれども、手渡ししないと受理されない可能性がある。
そのようなジレンマを感じる人もいるでしょう。
後ほど解説しますが、こういう場合でも退職届は郵送して構いません。
会社から指定された時
会社から指定された場合、退職届は郵送して問題ありません。
上記のように、体を壊してしまった労働者が会社まで来るのは難しいと会社側が判断したら、郵送するよう指定される可能性があります。
厚意に甘えて、素直に郵送してしまいましょう。
退職届の受け取りを拒否された時
退職届の受け取りを拒否された時は退職届を郵送しましょう。
この時は、内容証明郵便で送ることが望ましいです。
仕事を辞める時は、実際に会社に退職届を受け取ってもらったかではなく、会社に退職の意思表示をしたかが重要になります。
以上のように、退職届はなるべく手渡しするのが無難です。
止むに止まれぬ事情がある時か、そもそも会社に行きたくない時にだけ退職届を郵送するようにした方がいいでしょう。
退職届を郵送する時のマナー
退職届を郵送する時にもマナーがあります。
「多少礼を欠いても構わない」と考える人がいるかもしれませんが、ここをおざなりにしてしまうと、後々予期せぬトラブルになってしまいかねません。
郵送するからこそ、押さえておくべきポイントはきっちり押さえておきましょう。
事前に退職の意志を伝えよう
必ず事前に退職の意志は伝えておきましょう。
形式は問いませんが、なるべく複数人には伝わっている状態になるのが望ましいです。
事前連絡なしに退職届を郵送して、万が一事故で届かなかった場合、誰もあなたが退職届を郵送したことを分からなくなってしまいます。
このような事故を防ぐためにも、事前に退職の意志は伝えておくべきです。
添え状を同封する
退職届を作る時には忘れずに添え状を同封しましょう。
添え状を同封することで書類が送付された目的や内容物が相手に伝わりやすくなり、丁寧な印象を与えられます。
返却物は同封する
退職する際、会社に返却しなければならないものがいくつかあります。
主には次の4点です。
- 社員証
- 保険証
- 制服
- 社内文書
このうち、社員証、制服、社内文書は退職が決まったら最終出社日に返却しましょう。
出社する予定がないのなら、退職届に同封しましょう。
ただし、例外的に保険証はすぐに返却せず、しばらく手元に残しておくべきです。
具体的にいつ保険証を返却するのかは、退職する会社の雇用契約が終わる日です。
有給などで最終出社日から退職日までしばらく期間が空いたとしても、保険証は退職日まで有効です。
その間に保険証がないと、いざという時に大きな出費になってしまいかねませんよね。
このように、退職届を出す時には気をつけるべきポイントがあります。
マナーは相手への誠意を表すだけでなく、自分の身を守り、不用意にトラブルに巻き込まれないためにも有効です。
退職届の書き方
具体的に、退職届はどのように書けばいいのでしょうか。
最初に退職届を書く時は買っても分からず困ってしまいますよね。
退職届と同封する添え状の書き方をそれぞれ説明します。
退職届を書くポイント
まずは退職届の例文を記載します。
退職届
この度、一身上の都合により、◯◯◯◯年◯月◯日をもって退職いたします。
◯◯◯◯年◯月◯日
◯◯部 ◯◯◯◯（名前） 印
◯◯株式会社
代表取締役社長 ◯◯◯◯殿
退職届を書くポイントを解説します。
①縦書きなら手書き、横書きなら印刷
体裁に法律上の規定はありません。自分のやりやすい方か、会社から指定された体裁で書きましょう。
誠意を見せたいのであれば手書きの方が伝わりやすいかもしれませんが、こだわりがなければ作成が簡単な横書きにしましょう。
②退職することは決定事項として書く
曖昧な表現や退職の受理をお願いするような書き方はやめましょう。
場合によっては退職願として扱われてしまう可能性があります。
必ず断定する文言にしましょう。
③退職理由は簡潔に
自己都合退職の場合、「一身上の都合で」の一言で問題ありません。
ただし、会社都合で退職する場合は、「人員削減」など具体的な理由を記載するようにしましょう。
④宛名は社長名を書く
間違えやすいですが、宛名は社長にしましょう。
以上が、退職届を書くポイントです。
ポイントをしっかり押さえて書きましょう。
添え状を書くポイント
続いて、同封する添え状の書き方について解説します。
手渡しなら必要ありませんが、退職届を郵送する時はなるべく添え状は同封しましょう。
次が添え状の例文です。
◯◯◯◯年◯月◯日
◯◯株式会社
代表取締役社長 ◯◯ ◯◯様
◯◯部◯◯課
◯◯◯◯（名前）
退職届送付のお知らせ
拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
表題の通り、以下書類を同封致しますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具
記
退職届…… 1部
以上
添え状を書くポイントは次の通りです。
①宛名は社長にする
退職届と同じく宛名は社長にしましょう。
②挨拶を入れる
本来、社内文書であれば挨拶は省いて問題ありません。
が、退職届は提出とともに会社との離別を意味するため、挨拶を入れた方が丁寧に見えるでしょう。
ただし、退職まで間がある時は、通常の社内文書の通り挨拶はなくても問題ないでしょう。
③目的を入れる
「何のためにこの文書を送っているのか」を明確にするために目的を入れましょう。
今回であれば簡潔に「退職届送付のお知らせ」とするのが無難です。
④同封物を書いておく
「何が入っているのか」も相手に伝えましょう。退職届以外に社員証などを同封するのなら、そちらも合わせて記載しておくべきです。
封筒の書き方
最後に、書類を入れる封筒について解説します。
封筒自体はあとで処分されてしまいますが、受け取った人が最初に見るのは封筒です。
封筒をおざなりにしてしまうと、せっかく中身が丁寧でも印象が悪くなってしまうので、こちらもポイントを押さえておきましょう。
①白い二重封筒を使う
一般的に退職届は白い封筒を使います。
他意がなければ慣例に習いましょう。
この時、郵送するために、郵便番号を書く欄があるものを選んでください。
通常の封筒を郵送するのと同じように宛先と自分の住所を記載しましょう。
②重要書類であると分かるよう「親展」や「重要書類在中」と書く
郵送する場合、封筒に退職届と書く必要はありません。
代わりに、他の郵便物よりも重要度が高いことを示せるように「親展」や「重要書類在中」と封筒に記載しましょう。
③郵送先は自分のいた部署にする
必ず自分の所属していた部署宛に送りましょう。
間違えて社長宛に郵送してしまうと、他の書類に紛れてなくなってしまう危険があります。
こちらの記事では、より詳しく退職届の書き方や出し方について載っています。
気になる方は合わせて読んでみてください。
退職届が受理してもらえない？
退職届を郵送する時、マナー以上に「そもそも受理してもらえるのか？」が気になる方もいるのではないでしょうか。
まず、マナーを守って送れば受理してもらえます。
万が一受理されなかったとしても、実は退職することができます。
それはどうしてなのか、理由を解説します。
退職届が受理されなくとも退職できる
退職届が受理されなかったとしても退職できます。
その理由は民法で規定されているからです。
【民法】
第627条 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。
引用：第六百二十七条 – 民法
このように、解約の申し入れ、つまり退職の意思表示から2週間が経てば雇用契約は終了します。
上記の意思表示に退職届が受理されるかどうかは関係がありません。
郵送に限らず、退職届が拒否された時のことに関しては、こちらの記事に詳しく載っています。
ぜひ参考にしてみてください。
心配なら内容証明郵便で送ろう
上記のように、退職の意志さえ伝えれば法律上退職可能です。
逆にいうと、退職の意思表示をした形跡がないとまだ雇用契約は継続していると主張されてしまいかねません。
もしかしたら受理されないのではないかと心配な方は、内容証明郵便で郵送することがオススメです。
そのため、退職届が揉み消されたり受理されなかったりしたとしても、退職の意思表示をしたことは記録として残るのです。
いくら会社側に受け取っていないと主張されたとしても、第三者が保証してくれるのであれば安心できますよね。
不安な時は、内容証明で郵送するようにしましょう。
退職する時に一番重要なのは、意志表示をしておくことです。
特に郵送するのであれば、必ず会社側に意思が伝わるようにしましょう。
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退職届を郵送したいという人の中には、そもそも手続き自体なるべくやりたくないという方もいるかと思われます。
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その他、オススメの退職代行サービスについては下記の記事でまとめています。
合わせて参考にしてみてください。
まとめ
仕事を辞める時は、極力角が立たないよう円満な退職を目指しましょう。
可能であれば退職届は手渡しすべきですが、会社に行けない理由があるなら郵送でも問題ありません。
自分で手続きをしたくないのなら、全て退職代行に任せてしまうのもアリです。
自分の置かれている状況によって、柔軟に対応しましょう。
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