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退職をする時、お世話になった上司や後輩、取引先に挨拶をすることになります。
直接あいさつに行きたいところですが、どうしても時間の都合がつけられないということもありますよね。
そんな時は、退職の挨拶メールを送りましょう。
「退職の挨拶をメールで送るのって失礼じゃない？」と思われるかもしれません。
しかし最近では、退職の挨拶をメールで送るのもとくに失礼と感じない人がほとんど。
どうしても直接会えないのであれば、メールだけでも挨拶をしておくと今後も良好な関係を続けていくことができるでしょう。
今回は、退職の挨拶を相手に失礼のないように送る方法を解説します。
何のために？退職挨拶メールを送る目的とは？
退職時に挨拶のメールを送った方が良いのか悩む方も多いですよね。
退職の挨拶メールを送る目的には以下の通り。
- お世話になった上司や同僚などへの感謝の気持ちを伝える
- 退職した後にお世話になる可能性を考えて印象を良くする
- 社会人の礼儀を示す
退職の挨拶メールには、今までの感謝を伝えるという目的と、今後も関わるかもしれない可能性を考えて印象を良くするという目的があります。
退職した後、関わりが一切ないとは言い切れません。
もしかしたら、仕事だけでなくプライベートでも遭遇することも考えられます。
そのような可能性を考えて退職時の印象は良くしておくのが良いでしょう。
特にメールは文面として残るので、相手側が後から見直しても不快にならないよう注意が必要です。
退職の挨拶メールを送る時の注意点
退職の挨拶メールを送る時、できれば失敗したくないですよね。
スムーズに退職の挨拶メールを送る時は、下記の6点に注意しましょう。
- メールに愚痴や苦情は書かない
- 社内と社外で内容を分ける
- 退職日の2~3週間前に送る
- メールの内容は要点を押さえて送る
- 最終出勤日の終業直前に送る
- 感謝の気持ちを忘れずに伝える
ここでは、退職の挨拶メールを送る時の注意点についてご紹介します。
メールには愚痴や苦情は書かない
退職の理由は人によってさまざまです。
結婚や出産などポジティブな理由もあれば、そうではないネガティブな理由で退職せざるを得ないという人も多いでしょう。
会社を辞める最後の最後に、言いたいことを全てぶちまけてしまいたい衝動に駆られることもあると思います。
しかし、退職のあいさつに愚痴や苦情を書いてはいけません。
もし近い業界内での転職を考えているのであれば、業界内で悪い噂を流されたりする危険性もあります。
思うところがあっても、どうせ今後は会わなくなるんだからと気持ちを切り替えるようにしましょう。
社内と社外で分ける
退職の挨拶をメールで送る場合、社内に送るか社外に送るかで内容やタイミングが大きく異なります。
基本的には、まず社外に送るメールを準備して送信、そのあとに社内用にメールを作成して送信するようにしましょう。
取引先への挨拶は、今後の自分の仕事にも影響を与える可能性があるので、粗相のないように気をつけたいところです。
打ち合わせなどで訪問するタイミングがあれば直接挨拶をするのがベストですが、どうしても無理ならばメールで送りましょう。
退職日の2~3週間前に送る
取引先としては、担当の人間が辞めるとなるとなった場合、
- 後任は誰？
- いつから担当が変わる？
- 引き継ぎはどうする？
といったことが気になるはずです。
辞める直前になって伝えられても、急には対処できないこともあります。
迷惑がかからないように、退職挨拶のメールは余裕をもって送るのが鉄則です。
具体的には退職の2~3週間前がベストです。
前もってメールを送っておくと、「この人は計画的に仕事ができる人だ」と感心されることもあります。
会社を辞めても転職先が近い業界の場合は、また同じ取引先と仕事をすることもあるかもしれません。
今後の自分のためにも、相手に好印象をもってもらえるように行動しましょう。
メールの内容は要点を押さえて送る
まず、退職日を書くのを忘れないようにしましょう。
上で書いた通り、退職までに取引先との間で解決しておかなければならないことがたくさんあります。
「あの話どうなってますか？」と会社に電話してみたらもうすでに担当が辞めたあと、なんてことになったら大変です。
退職日は明確にし、後任者の紹介も必ずしておきましょう。
最後に注意したいのが、個人的な連絡先を書いてはいけない、という点です。
退職する会社からすると、「我が社の顧客情報を利用しようとしているんじゃないか？」という疑いを持ちます。
取引先としても、信用できない人間と思われてしまう可能性があるので、くれぐれも自分の連絡先は書かないようにしてください。
最終出勤日の終業直前に送る
会社によっては、退職日の○日前など慣例があることもあります。
その場合は、その慣例にしたがってメールを送りましょう。
慣例がない場合は、退職当日の終業直前に送るようにしてください。
退職まで有給休暇を消化する場合は、有休に入る前の最終出勤日にメールを送るようにするとスムーズです。
感謝の気持ちを忘れずに伝える
社内の人に対して送る場合も、基本的には社外と同じように失礼のないようにお礼や感謝の気持ちを書きます。
メールの内容は、基本的にシンプルで大丈夫です。
退職理由を詳しく書く必要はありませんので「一身上の都合」と書いておけばOK。
社外の時と違って、個人的な連絡先を書いても問題ありません。
「会社を辞めたらハイさよなら」ではなく、今後も良い関係性を続けていきたいという気持ちをアピールすることにもつながります。
退職の挨拶メールの例文
ここでは、退職の挨拶メールの例文をみてみましょう。
今回は、
- 不特定多数の社内の人に一斉送信する場合
- 課を限定して社内の人に一斉送信する場合
- 社外の人に送信する場合
の3パターンについてご紹介します。
不特定多数の社内の人に一斉送信する場合
件名:「退職のご挨拶 株式会社〇〇 （自分の名前）」
本文:
（相手の会社名）
（相手の名前）様
お世話になっております。
株式会社〇〇の（自分の名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもって株式会社〇〇を退職することとなりました。
（相手の名前）様には、本当にさまざまなことでお力添えいただきました。
あらためてお礼申し上げます。
後任は同じ部署の（後任者の名前）という者が務めさせていただきます。
後日、あらためて（後任者の名前）がご挨拶にお伺いいたします。
何卒変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。
最後になりますが、貴社のご発展と（相手の名前）様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇事業部〇〇課
（自分の名前）
課を限定して社内の人に一斉送信する場合
件名:「退職のご挨拶（自分の名前）」
本文:
〇〇事業部〇〇課の皆様、お疲れ様です。
このたび、一身上の都合により○月末で退社することとなり、本日がその最終出勤日となりました。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在職中は、多くの方々から暖かい叱咤激励の言葉をいただき、
多くのことを学ばせていただきました。
何かと至らぬ点も多々あったと思いますが、
その度に多くの方にお世話になり、誠にありがとうございました。
なお、私の担当しておりました業務は（後任者の名前）に引き継ぎを行なっております。
今後のご連絡は、（後任者の名前）までお願いいたします。
最後になりますが、今後ますますのご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、誠にありがとうございました。
何かありましたら、こちらへご連絡いだければ幸いです。
メール:（メールアドレス）
携帯:（携帯電話番号）
（自分の名前）
お世話になった上司などには、個別にメールを送りましょう。
件名:「退職のご挨拶 〇〇事業部〇〇課 （自分の名前）」
本文:
〇〇事業部〇〇課 課長
〇〇様
お疲れ様です。〇〇事業部〇〇課の（自分の名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月末で退社することになりました。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
在職中は、業務内容の他にも社会人としての知識や心得など大変多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しております。
〇〇課長に教えていただいことを今後の人生にも活かしていきたい所存です。
あらためて〇〇課長の今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
何かありましたら、こちらへご連絡いだければ幸いです。
メール:（メールアドレス）
携帯:（携帯電話番号）
（自分の名前）
社外の人に送信する場合
件名:「退職のご挨拶 〇〇事業部〇〇課 （自分の名前）」
本文:
〇〇会社 〇〇様
日頃は大変お世話になっております。〇〇株式会社の（自分の名前）です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月末で退社することになりました。〇〇様には何かとお力添えをいただき、心より感謝申し上げます。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
〇〇様には、業界のいろはを一から教えていただき本当に感謝しております。新人だった頃から目にかけていただいて多くのことを教えていただき、ありがとうございました。
〇〇様に教えていただいことを今後の人生にも活かしていきたい所存です。あらためて〇〇様の今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
引き継ぎに関しましては、同じ課の〇〇が後任となっております。何かありましたら、こちらへご連絡いだければ幸いです。
メール:（メールアドレス）
携帯:（携帯電話番号）
（自分の名前）
退職の挨拶メールを送る時のポイント
挨拶メールは完璧なものを送りたいですよね。
退職の挨拶メールを送る時は以下の3つのポイントに気をつけましょう。
- 誤字や脱字に気をつける
- CCではなくBCCを使う
- 今後のお付き合いの可能性も考慮する
ここでは、退職の挨拶メールを送る時のポイントについてご紹介します。
誤字や脱字に気をつける
挨拶メールを送る時は、誤字や脱字に気をつけましょう。
誤字・脱字が多くなると相手側が不快に思う可能性もありますし、挨拶としての礼儀にもならないからです。
例えば誤字や脱字をチェックする際は、声に出して読んでみるとミスが見つけやすくなります。
挨拶メールはいつまでも残るものですので、誤字・脱字には特に気をつけるようにしてください。
CCではなくBCCを使う
挨拶メールを送る際は、CCではなくBCCを使うようにしましょう。
CCを使ってしまうと同じ文面を大量の人に一斉送信しているのが丸わかりになってしまうからです。
CC=Carbon Copyの略。CCに入っているアドレスを全ての人が確認することができるため、送信者が誰にメールを送っているのか分かる。
BCC＝Blind Carbon Copyの略。BBCに入っているアドレスは、送信者しか確認できないため、送信者が誰にメールを送っているのかは確認できない。
また、CCにしてしまうとCCに入っているアドレスが全て丸見えになってしまいますので、プライバシーの観点からも安全ではありません。
相手に不快な思いをさせない、そしてプライバシーの観点からも、挨拶メールはCCではなくBCCで送るようにしてください。
今後のお付き合いの可能性も考慮する
挨拶メールを送る時は、今後のお付き合いの可能性も考慮することが大切。
辞める時に不快な印象を残してしまうと、万が一転職先で関わりを持つことになった場合、転職した会社にも迷惑をかけてしまいます。
人はどこで繋がっているか分かりません。
辞める時に今まで溜まっていた不満をぶつけたくなることもあるかもしれませんが、今後のことを考えてスマートに辞めていくようにしましょう。
退職の挨拶メールに関するQ&A
ここでは、退職の挨拶メールに関する疑問に答えていきます。
退職の挨拶メールに返信が来たら返事をするべきですか？
必ずしも返信する必要はありません。
もし、返信する場合は基本的には当日中が良いでしょう。
あまり日にちが経つと社員専用アドレスの場合、相手が見られない可能性があるからです。
挨拶メールに返信が来たら、返信の必要があると感じたものだけ返信するようにしてください。
取引先には挨拶メールをすべきですか？
お世話になった取引先には挨拶メールをした方が良いでしょう。
担当者が変わる旨、引き継ぎはきちんと行なったことを取引先に伝えることで、後任の担当者も仕事がしやすくなるからです。
取引先の人とも、いつか会う可能性があるかもしれません。
マナーとして、社内の人と同じように挨拶メールは送っておきましょう。
どれくらいの範囲まで挨拶をするべきですか？
お世話になっているお客様や上司、同僚、クライアント先の担当者など全員に送るのが基本です。
基準としては、社内で名前を知っている人には挨拶メールを送った方が良いでしょう。
直接挨拶ができる職場内の上司、同僚、引き継ぎで足を運ぶ取引先などは、改めてメールを送る必要はありません。
メールではなく直接挨拶をした方が良い場合もありますか？
同じ課の上司や同僚には直接挨拶をしましょう。
また、他の課でも一緒に仕事をした経験のある人などには声をかけておくのがベターです。
退職の際お菓子などは渡した方が良いですか？
基本的には必要ありません。
社員が多い会社などは、お菓子が行き渡らず「自分だけもらえなかった」など誤解を与えてしまう可能性もあります。
統一してお菓子を渡さない方が、誤解を招くことがないでしょう。
退職の挨拶メールは感謝の気持ちを込めて簡潔に！
最後に本記事の内容を簡単にまとめておきましょう。
- 挨拶メールを送る時には愚痴ではなく感謝を書こう
- 今後のことを考え相手に不快感を与えずに辞めましょう
- 挨拶メールはCCではなくBCCで送る
- 取引先への挨拶メールも忘れずに！
退職の挨拶メールは、会社を辞める時の最後の仕事だと言っても過言ではありません。
もしかしたら最後にぶつけたい文句の一つや二つもあるかもしれませんが、社会人のマナーだと考え良い印象のまま辞めていきましょう。
今回は、退職の挨拶メールについてご紹介しました。
Warning: Undefined variable $c in /home/watarohan/kingking.jp/public_html/wp-content/themes/jin-child-custom/functions.php on line 99
Warning: Undefined variable $customContent in /home/watarohan/kingking.jp/public_html/wp-content/themes/jin-child-custom/functions.php on line 106
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