退職の準備

例文あり!退職の挨拶はメールでもOK!失礼のない書き方とマナー

退職をするとき、お世話になった上司や後輩、取引先に挨拶をすることになります。

直接あいさつに行きたいところですが、どうしても時間の都合がつけられないということもあるでしょう。

そんなときは、退職の挨拶をメールで送りましょう。

退職の挨拶をメールで送るのって失礼じゃない?」と思われるかもしれません。

しかし最近では、退職の挨拶をメールで送るのもとくに失礼と感じない人がほとんどです。

どうしても直接会えないのであれば、メールだけでも挨拶をしておくと今後も良好な関係を続けていくことができるでしょう。

今回は、転職の挨拶を相手に失礼のないように送る方法を解説します。

メールには愚痴や苦情は書かない

退職の理由は人によってさまざまです。

結婚や出産などポジティブな理由もあれば、そうではないネガティブな理由で退職せざるを得ないという人も多いでしょう。

会社を辞める最後の最後に、言いたいことを全てぶちまけてしまいたい衝動に駆られることもあると思います。

しかし、退職のあいさつに愚痴や苦情を書いてはいけません。

もし近い業界内での転職を考えているのであれば、業界内で悪い噂を流されたりする危険性もあります。

思うところがあっても、どうせ今後は会わなくなるんだからと気持ちを切り替えるようにしましょう。

まずは社内と社外で分ける

退職の挨拶をメールで送る場合、社内に送るか社外に送るかで内容やタイミングが大きく異なります。

基本的には、まず社外に送るメールを準備して送信、そのあとに社内用にメールを作成して送信するようにしましょう。

社外に送る

取引先への挨拶は、今後の自分の仕事にも影響を与える可能性があるので、粗相のないように気をつけたいところです。

打ち合わせなどで訪問するタイミングがあれば直接挨拶をするのがベストですが、どうしても無理ならばメールで送ります。

退職日の2~3週間前に送る

取引先としては、担当の人間が辞めるとなるとなった場合、

  • 後任は誰?
  • いつから担当が変わる?
  • 引き継ぎはどうする?

といったことが気になるはずです。

辞める直前になって伝えられても、急には対処できないこともあります。

迷惑がかからないように、退職挨拶のメールは余裕をもって送るのが鉄則です。

具体的には退職の2~3週間前がベストです。

前もってメールを送っておくと、「この人は計画的に仕事ができる人だ」と感心されることもあります。

会社を辞めても転職先が近い業界の場合は、また同じ取引先と仕事をすることもあるかもしれません。

今後の自分のためにも、相手に好印象をもってもらえるように行動しましょう。

社外に送る場合の内容

まず、退職日を書くのを忘れないようにしましょう。

上で書いた通り、退職までに取引先との間で解決しておかなければならないことがたくさんあります。

あの話どうなってますか?」と会社に電話してみたらもうすでに担当が辞めたあと、なんてことになったら大変です。退職日は明確に!

後任者の紹介も必ずしておきましょう。

最後に注意したいのが、個人的な連絡先を書いてはいけない、という点です。

退職する会社からすると、「我が社の顧客情報を利用しようとしているんじゃないか?」という疑いを持ちます。

取引先としても、信用できない人間と思われてしまう可能性があるので、くれぐれも自分の連絡先は書かないようにしてください。

一斉送信の例文

件名:「退職のご挨拶 株式会社〇〇 (自分の名前)」

本文:
(相手の会社名)
(相手の名前)様

お世話になっております。
株式会社〇〇の(自分の名前)です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月○日をもって株式会社〇〇を退職することとなりました。

(相手の名前)様には、本当にさまざまなことでお力添えいただきました。
あらためてお礼申し上げます。

後任は同じ部署の(後任者の名前)という者が務めされていただきます。
後日、あらためて(後任者の名前)がご挨拶にお伺いいたします。
何卒変わらぬご指導のほど、何卒よろしくお願いいたします。

本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶になりましたことをお詫び申し上げます。

最後になりますが、貴社のご発展と(相手の名前)様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社
〇〇事業部〇〇課
(自分の名前)

社内に送る

社外のメールが準備できたら、続いて社内の人に向けてメールを準備します。

送るタイミングが社内の方があとというだけで、とくに優先順位が低いというわけではありません。

内容も手を抜いていいわけではありませんので、しっかり丁寧に準備しましょう。

最終出勤日の終業直前に送る

会社によっては、退職日の○日前など慣例があることもあります。

その場合は、その慣例にしたがってメールを送ります。

慣例がない場合は、退職当日の終業直前に送るようにしましょう。

退職まで有給休暇を消化する場合は、有休に入る前の最終出勤日にメールを送ります。

社内で一斉送信する場合

メールを送る相手に対して、一人一人個別に送信するのは大変だと思います。

お世話になった人や上司以外であれば、メールの一斉送信機能を使っても問題ありません。

その際、連絡先はBCCで追加します。

CCは送った相手全員に連絡先が表示されますが、BCCは自分と送った本人以外に連絡先が表示されないからです。

社内にメールを送る場合の内容

社内の人に対して送る場合も、基本的には社外と同じように失礼のないようにお礼や感謝の気持ちを書きます。

メールの内容は、基本的にシンプルで大丈夫です。

退職理由を詳しく書く必要はありません。「一身上の都合」と書いておけばOKです。

社外のときと違って、個人的な連絡先を書いても問題ありません。

「会社を辞めたらハイさよなら」ではなく、今後もいい関係性を続けていきたいという気持ちをアピールすることにもつながります。

一斉送信の例文

件名:「退職のご挨拶(自分の名前)」

本文:
〇〇事業部〇〇課の皆様、お疲れ様です。

このたび、一身上の都合により○月末で退社することなり、本日がその最終出勤日となりました。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は、多くの方々から暖かい叱咤激励の言葉をいただき、
多くのことを学ばせていただきました。
何かと至らぬ点も多々あったと思いますが、
その度に多くの方に助お世話になり、誠にありがとうございました。

なお、私の担当しておりました業務は(後任者の名前)に引き継ぎを行なっております。
今後のご連絡は、(後任者の名前)までお願いいたします。

最後になりますが、今後ますますのご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、誠にありがとうございました。

何かありましたら、こちらへご連絡いだければ幸いです。
メール:(メールアドレス)
携帯:(携帯電話番号)

(自分の名前)

お世話になった上司などには、個別にメールを送りましょう。

個別送信の例文

件名:「退職のご挨拶 〇〇事業部〇〇課 (自分の名前)」

本文:
〇〇事業部〇〇課 課長
〇〇様

お疲れ様です。〇〇事業部〇〇課の(自分の名前)です。

私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により○月末で退社することになりました。
本来であれば直接挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は、業務内容の他にも社会人としての知識や心得など大変多くのことを学ばせていただき、本当に感謝しております。
〇〇課長に教えていただいことを今後の人生にも活かしていきたい所存です。

あらためて〇〇課長の今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

何かありましたら、こちらへご連絡いだければ幸いです。
メール:(メールアドレス)
携帯:(携帯電話番号)

(自分の名前)