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退職や部署異動など、ずっと同じ職場で働き続ける人は少ないでしょう。
そのときに必要なのが、後任者への引き継ぎです。
しかし引き継ぎはなかなか難しく、ちゃんと引き継げたと思っても、後任者にしっかりと伝わっていなかったということも少なくありません。
リクナビNEXTが行なったアンケートでは、仕事を引き継いだ後任者の6割以上が引き継ぎに不満を感じたと答えました。
「このくらい説明しておけば大丈夫だろう」は、これまで仕事をこなしていた自分の感覚です。
しかし、これから実際に仕事をするのは、初めてのことばかりでわからないことだらけの後任者です。
引き継ぎは、自分本位ではなく相手の立場になって考える必要があります。
引き継ぎは、次のような流れで行いましょう。
- スケジュールを組み立てる
- 引き継ぎ資料を作る
- 一緒に仕事をする
スケジュールを組み立てる
まずは、自分に残された期間がどのくらいなのか把握しましょう。
もちろん引き継ぎ以外にも、いつもの業務に挨拶まわり、退職や異動の準備など同時にやるべきことがたくさんあって大変です。
いつまでに引き継ぎを完了させるべきか、どのくらいの時間を引き継ぎ業務に割けるのか、しっかりと計算をしておく必要があります。
また、退職日ギリギリまで引き継ぎ業務を入れないようにしましょう。
引き継ぎを行なっても、後任者が全てを把握できたとは限りません。
むしろ、これからわからないことが出てくる可能性が高いです。
引き継ぎが終わって退職日まで余裕があれば、まだ質問することもできます。
不測の事態のためにも、退職日から数日は余裕をもってスケジュールを組み立てましょう。
引き継ぎ資料を作成する
中には「簡単な業務だから資料なんていらないだろう」と考える人もいるかもしれません。
実際にマイナビNEXTのアンケートでは、およそ半数の人が引き継ぎ資料がなかったと答えました。
しかし、口頭での説明では漏れがあったり、一度で理解できない可能性が高いです。
引き継ぎ資料をしっかり作ることで、自分がやってきた仕事内容をくまなくまとめることができます。
また自分が職場を去ったあとでも、わからないことがあれば資料を確認して仕事をすることができます。
引き継ぎ資料は、自分にとっても後任者にとってもなくてはならないものなのです。
資料には、次のような内容を残しておきましょう。
- 業務内容
- 仕事の流れ
- 社内外の関係者
- ノウハウやトラブルの実例
資料づくりは、余裕をもって始めましょう。
仕事を思い出しながら作るよりも、日々の仕事をこなしながら作ることで、漏れがない資料を作ることができます。
業務内容
まずは、これを残さなければ引き継ぎ資料の意味がありません。
わかりやすい資料を作るためには、まずは大まかな流れからまとめるようにします。
そこから細かいことを補足するようにしましょう。
細かいことを別々に説明されても、後任者にはなかなか理解が難しいです。
まずは大枠から、そして詳細な内容をまとめる、これが基本です。
仕事の流れ
1日の仕事の流れも詳しく説明しておきます。
タイムライン表を利用すると、具体的なイメージがつきやすいです。
職場によっては、時期によって仕事内容が変わることもあります。
その場合もタイムライン表などを駆使して、わかりやすく残しておきましょう。
社内外の関係者
仕事は1人ではできません。
会社内の上司や決裁権を持つ担当、関係のある部署など、いろいろな人と関わることで仕事がまわります。
もちろん取引先など、社外も同様です。
これまで仕事で関係を持った人や部署なども、引き継ぎ資料に連絡先も添えてまとめておきましょう。
営業職であれば、取引先の担当の人柄、これまでに話した内容、それも些細なことまで残しておくと後任者も取引がしやすくなります。
ノウハウやトラブルの実例
これまで仕事をしてた中で、自分なりのやり方もあるでしょう。
効率的に仕事を進める方法や、ミスを少なくする方法など、個人的にやっていたことでも後任者にとって仕事をこなす上でのヒントになります。
また、実際に起こったトラブルなども残しておきましょう。
仕事にトラブルはつきものです。
しかし、どんなことが起こっていたのか、なぜ起こったのかを知っていれば事前に防ぐこともできます。
資料などの保管場所
仕事をするうえで、過去のデータなど資料が必要になることもあります。
どこに資料があるのかわからず後任者が社内を駆けずり回る、といったことがないように、資料の保管場所は残しておきましょう。
最近では、パソコン上のデータとして保存することも増えています。
もちろん、そういったデータの保存場所も忘れずに記載しましょう。
後任者と一緒に仕事をする
後任者が決まっている場合は、実際に一緒に仕事をしてみましょう。
資料や説明でだいたいの仕事内容は伝わっていますが、実際に仕事をして初めて気付く点もあるはずです。
人にはそれぞれ得意不得意があります。
自分では難なくこなしていた業務でも、後任者が苦手としていてつまずいてしまう場合もあるかもしれません。
逆もまた然りで、自分がやっていた方法よりも効率的に進める方法があるかもしれません。
異動、退職したあとでも連絡を取りやすくする
自分が職場に離れたあとは、基本的に後任者だけで仕事を乗り切らなくてはなりません。
もちろん、そこで初めてつまずくこともあるでしょう。
そんなときも、前任者である自分に軽く相談できるようにしておくと後任者は非常に助かります。
連絡先を教えておくだけではなく、しばらくしてからそれとなく「最近、仕事どうですか？」と聞いてみるといいでしょう。
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